Penyelamatan Arsip Bersejarah Haji di KUH Jeddah

Kantor Urusan Haji (KUH) di Konsulat Jenderal Republik Indonesia (KJRI) Jeddah menyimpan banyak dokumen penting terkait pelaksanaan ibadah haji di masa lalu. Sayangnya, dokumen-dokumen yang berusia puluhan tahun ini belum mendapat perhatian yang cukup. Bahkan, beberapa di antaranya mengalami kerusakan dan hilang selama proses pemindahan kantor.

Untuk menyelamatkan dokumen-dokumen penting ini, Ditjen Penyelenggaraan Haji dan Umrah menyelenggarakan workshop digitalisasi. Workshop ini memberikan pelatihan kepada staf teknis KUH KJRI Jeddah mengenai teknik konservasi dokumen dan manajemen pengetahuan. Acara ini berlangsung selama tiga hari di KUH Jeddah, dari 10 hingga 12 Agustus 2025, dimulai dengan eksplorasi dokumen di gudang penyimpanan yang terletak di wilayah Rehab-Jeddah, Arab Saudi.

Guru Besar Filologi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, Oman Fathurahman, yang menjadi pembicara utama, menyatakan bahwa data Kemenag yang tersimpan di Rehab-Jeddah ini memiliki nilai historis dan akademik yang penting untuk dikelola dan dilestarikan.

“Dokumen-dokumen KUH sangat berharga untuk penelitian akademik mengenai sejarah penyelenggaraan haji maupun diplomasi Indonesia dan Saudi. Salah satu yang ditemukan adalah dokumen model pelayanan haji pada masa syekh atau sebelum muassasah yang sekarang telah berubah menjadi syarikah,” jelas Oman Fathurahman.

Pemeliharaan dokumen-dokumen ini tidak boleh dilakukan sembarangan. Menurutnya, proses konservasi harus melalui beberapa tahap. Pertama, inventarisasi data yang meliputi pengumpulan, pengenalan, dan penandaan dokumen. Kedua, klasifikasi, di mana data yang terkumpul dikategorikan secara tematik dan kronologis.

“Tahap ketiga adalah digitalisasi. Kami melakukan alih media semua dokumen yang sudah diklasifikasi ke dalam bentuk digital menggunakan perangkat dan teknik khusus,” kata Oman.

Narasumber kedua, praktisi transformasi digital, Hadi Rahman, menambahkan bahwa hasil digitalisasi dokumen ini akan dikelola dalam kerangka manajemen pengetahuan. “Nantinya, data tersebut akan lebih mudah diakses untuk berbagai keperluan, seperti riset akademik dan referensi pengambilan kebijakan,” ujar koordinator DREAMSEA (Digital Repository of Endangered and Affected Manuscript in Southeast Asia), program kerja sama PPIM UIN Jakarta dan CMSC Universitas Hamburgh, Jerman.